Cum se organizeaza corect o Adunare Generala a Asociatie de Propietari : Simplu si fara legislatie, dar cu respectarea ei

Actualizare : Am elaborat si un Ghid pentru Organizarea unei Adunari Generale pe care il poti descarca de aici .

Organizarea Adunării Generale este una dintre cele mai importante responsabilități într-o asociație de proprietari. Prin această adunare se stabilesc bugetele, se aleg comitetele de conducere și se iau decizii esențiale pentru buna administrare a imobilului.

În continuare, îți explicăm, pas cu pas, cum se organizează corect o Adunare Generală și ce aspecte trebuie să ai în vedere pentru o desfășurare eficientă.

1. Cine poate convoca Adunarea Generală?

Adunarea Generală poate fi convocată de:

• Președintele asociației de proprietari;

• Comitetul executiv;

• Sau de minimum 20% dintre proprietari, printr-o cerere comună.

Legea nr. 196/2018 privind asociațiile de proprietari reglementează clar aceste aspecte, pentru a garanta transparența și reprezentativitatea deciziilor luate.

2. Când trebuie organizată Adunarea Generală?

Legea prevede organizarea a cel puțin unei Adunări Generale ordinare pe an,(care este obligatorie prin lege) de regulă în primul trimestru. Scopul principal este aprobarea raportului financiar, stabilirea bugetului anual și discutarea planurilor de investiții sau reparații.

Adunările Generale extraordinare se pot organiza oricând este nevoie, mai ales pentru:

• Lucrări urgente sau investiții neprevăzute;

• Modificarea regulamentelor interne;

• Alegerea sau revocarea organelor de conducere.

3. Ce subiecte trebuie incluse în ordinea de zi?

Ordinea de zi trebuie să fie clară și anunțată cu cel putin 10 zile inainte , in cazul Adunarilor Generale Ordinare  si cu cel putin 3 zile inainte in cazul Adunarilor Generale Extraordinare. Printre cele mai frecvente subiecte discutate la adunare se numără:

• Aprobarea cheltuielilor și veniturilor anuale;

• Alegerea sau schimbarea președintelui sau comitetului executiv;

• Stabilirea fondurilor speciale (reparații, rulment, penalizări);

• Proiecte de reabilitare sau modernizare a imobilului;

• Alte probleme propuse de proprietari.

Este foarte important ca fiecare punct să fie trecut pe ordinea de zi, pentru ca deciziile să fie valide legal.

4. Cum se convoacă Adunarea Generală?

Convocarea Adunării Generale trebuie să respecte câteva reguli esențiale:

• Anunțul de convocare trebuie afișat la avizierul imobilului cu minimum 10 zile înainte de data stabilită , in cazul celor care se organizeaza in primele 3 luni din an , si cu minim 3 zile inainte in cazul celor extraordinare/urgente

• Daca se poate ar fi bine sa le anuntati pe toate cu 10 zile inainte

• Convocarea trebuie să conțină: data, ora, locul desfășurării și ordinea de zi propusă;

• Se recomandă trimiterea convocării și prin alte mijloace (email, grupuri de WhatsApp ), pentru a asigura informarea tuturor proprietarilor chiar daca legea nu prevede expres acest lucru

• Dupa ce afisul a fost pus la avizierul blocului se va crea un “Tabel Nominal” ce va contine numele tuturor propietarilor din bloc

• Cu acest tabel se va merge din usa in usa pentru a anunta locatarii despre Adunarea Generala , si da pare ceva absurd , dar asa este legislatia

• Pentru cei care nu sunt acasa , nu locuiesc acolo , au chirias , pur si simplu nu puteti sa luati legatura cu ei , e neaparat nevoie sa trimiteti scrisori recomandate cu confirmare de primire , in care efectiv le puneti anuntul de la parter , pentru ai convoca

Tineti cont ca convocarea va trebui facuta si cu afis la avizier dar si cu tabel nominal , iar cine nu a semnat tabelul va trebui sa faceti dovada prin scrisoare recomandata.

Da , pare de pe vremea inchizitiei aceasta procedura , dar posibil in curand sa se schimbe legislatia pentru acest aspect

In cazul in care cineva va face contestatie la Decizia luata de Adunarea Generala , instantele de judecata , cer in mod expres sa faceti aceasta dovada (dovada de convocare) , daca este facuta corect nu se poate intampla nimic!

Dacă la prima convocare nu se întrunește cvorumul necesar, adunarea se reconvoacă, de regulă, la un interval de câteva zile, cu respectarea acelorași pași de informare.

Nu are rost sa discutati la prima convoicare nimic , daca nu este intrunit cvorumul necesar!

Pe afisul initial puteti stabili ambele date si anume , in prima data azi si a doua data peste 3 zile sau o saptamana chiar. Incercati pe cat posibil sa fie in zile diferite , multi stabilesc in aceasi zi dar la ora diferite , da dati impresia de neprofesionalism

5. Cum se desfășoară efectiv Adunarea?

În ziua și la ora stabilită, proprietarii se adună la locul menționat. Se face prezența și se verifică cvorumul, adică dacă sunt prezenți proprietarii care dețin cel puțin 50% + 1 din ponderea cotelor de proprietate.

Dacă cvorumul este îndeplinit , puteti sa treceti la “Votarea ordini de zi” adica la subiectele discutate , puteti intreba direct daca mai este nevoie de ceva de trecut pe ordine sau daca toata lumea este de acord 

Al doilea punc pentru care va trebui sa procedati , inainte de sedinta , gasiti o persoana care poate redacta de mana sau prin scriere la un laptop/pc Procesul verbal al AG 

Nu are legatura cu decizia finala care va fi afisata la avizier , dar in asta va trebui sa scrieti clar si concis tot ce sa intamplat in timpul sedintei

• Se trece la discutarea și votarea punctelor de pe ordinea de zi;

• Hotărârile se iau prin vot deschis la fel ca la parlament , cu mana sus ;

ATENTIE : Daca la prima Adunare avem 5 propietari prezenti iar la a 2 a Adunare avem tot 3 propietari prezenti , daca faceti convocarea corect , cum am scris mai sus , puteti vota indiferent de numarul celor prezenti!

6. Ce se întâmplă după Adunare?

Procesul-verbal redactat la finalul Adunării trebuie:

• Semnat de președinte și de secretarul de ședință (adica de cel care la redactat

• Cenzorul si Comitetul Exectuiv vor semna si ei 

• Arhivat și păstrat în dosarele oficiale ale asociației.

Apoi dupa toate acestea se redacteaza Hotararea Adunarii Generale care , explica mai pe scurt ce sa stabilit in Adunarea Generala

Procesul Verbal , scris de secretar in copiati si il afisati si pe el la avizierul blocului , iar de la acel moment ati terminat Adunarea Generala iar toate decizile luate sunt obligatorii pentru toti propietarii.

Bune practici , in cazul Presedintilor de bloc :

• Incercati sa nu va feriti , faceti totul cat mai vizibil pentru fiecare 
• Discutati clar si concis problemele asociatiei , incercati sa evitati probleme de genul” Vecinul asculta muzica tare seara la 8 si ma deranjeaza”  dvs nu sunteti Politie rugatii sa discute intre ei 
• Fiti cu bagare de seama la convocare , in cazul in care cineva (chiar daca nu a fost prezent la sedinta , sau e plecat la munca in strainatate )ataca Decizia AG puteti fi pus in situatia de a fi anulata toata sedinta
• Un Administrator bun stie ce sa faca in orice situatie si trebuie sa ofere Consultanta pentru Presedinte , presedintele nu are nici un curs facut , insa Admin ul cunoaste legea foarte bine
• Noi la Adminova oferim pentru toate pachetele consultanta pentru presedintii de bloc 
• Tot ce este scris in acest articol tine cont de Legea 196/2018