Administrarea unui condominiu nu este doar o chestiune de încasat cote de întreținere; este o responsabilitate legală complexă care vizează siguranța clădirii, transparența fondurilor și confortul locatarilor. Atunci când comunicarea cu actuala firmă se rupe, când facturile către furnizori rămân neplătite deși proprietarii au achitat sumele, sau când transparența financiară devine un concept abstract, este timpul pentru o schimbare.

Legea 196/2018 este “biblia” asociațiilor de proprietari în România. Aceasta oferă pârghiile necesare pentru a revoca un administrator ineficient, dar impune și pași riguroși pentru ca procesul să nu poată fi contestat în instanță.

1. Identificarea motivelor și analiza contractului actual

Înainte de a demara procesul, este esențial să înțelegeți baza legală pe care vă sprijiniți. Conform Legii 196/2018, administratorul este angajatul sau prestatorul de servicii al asociației, subordonat direct Comitetului Executiv și Președintelui.

Verificarea clauzelor contractuale

Primul pas “de birou” este analiza contractului de administrare în vigoare. Trebuie să urmăriți:

• Termenul de preaviz: De regulă, acesta este de 30 de zile calendaristice.

• Clauzele de reziliere unilaterală: Legea prevalează asupra contractului. Dacă administratorul nu își îndeplinește atribuțiile prevăzute la Art. 66, contractul poate fi reziliat.

• Penalitățile: Verificați dacă există clauze abuzive care ar putea impune plăți compensatorii (deși multe dintre acestea pot fi declarate nule dacă se dovedește culpa firmei).

2. Rolul Adunării Generale în schimbarea administratorului

Deși Comitetul Executiv semnează contractul, decizia strategică aparține proprietarilor. Există două modalități prin care se poate declanșa procesul:

A. Adunarea Generală Ordinară sau Extraordinară

Dacă mandatul actualului administrator expiră sau dacă nemulțumirea este generală, se convoacă Adunarea Generală.

• Cvorumul: Pentru a fi validă, este nevoie de prezența majorității proprietarilor (50%+1). Dacă la prima convocare nu se întrunește cvorumul, se recurge la o adunare reconvocată, unde deciziile se iau cu votul majorității celor prezenți.

• Mandatarea Comitetului: Adunarea Generală trebuie să adopte o hotărâre prin care decide încetarea relațiilor contractuale cu actuala firmă și mandatează Comitetul Executiv să identifice o nouă ofertă și să semneze noul contract.

B. Decizia Comitetului Executiv

Conform Art. 55, Comitetul Executiv are atribuția de a gestiona contractele asociației. Dacă administratorul a comis abateri grave, Comitetul poate decide rezilierea, dar este recomandat ca această decizie să fie susținută de semnăturile a cel puțin jumătate plus unu din numărul total al proprietarilor (prin tabel nominal), pentru a evita orice suspiciune de subiectivism.

Observam de aici ca nu trebuie organizata Adunare Generale pentru inlocuirea Administratorului!

3. Selecția noii firme: La ce trebuie să fiți atenți?

Legea 196/2018 a profesionalizat această activitate. Nu mai puteți angaja “pe oricine”. Noua firmă trebuie să prezinte obligatoriu:

• Atestatul profesional: Toate persoanele care exercită activitatea de administrare trebuie să dețină un atestat eliberat de primărie.

• Certificatul de cazier judiciar: Administratorul trebuie să fie integru.

• Polița de asigurare de răspundere civilă profesională: Acesta este un aspect critic. Dacă administratorul face o greșeală care costă asociația bani (de exemplu, amenzi de la ANAF sau penalități furnizori), polița trebuie să acopere aceste prejudicii.

• Experiența în platforme de gestiune online: În 2026, transparența înseamnă acces online la listele de plată, facturi și documente scanate.

4. Procedura de notificare și preavizul

Odată aleasă noua firmă, Președintele asociației trebuie să trimită o notificare oficială de reziliere. Aceasta se transmite prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire sau se înmânează sub semnătură sau poate fi trimisa si pe mail

În perioada de preaviz (cele 30 de zile), administratorul vechi este obligat să își continue activitatea normal, fără a sabota bunul mers al asociației. Orice refuz de a plăti facturile sau de a încasa cotele în această perioadă atrage răspunderea civilă sau penală.

5. Predarea-Primirea: Momentul adevărului (Art. 69)

Acesta este punctul în care apar cele mai multe conflicte. Legea 196/2018 este însă foarte specifică la Articolul 69:

“În termen de 5 zile de la încetarea contractului, administratorul este obligat să transmită președintelui asociației, în baza unui proces-verbal de predare-primire, toate documentele, bunurile și valorile aflate în administrarea sa.”

Ce trebuie să conțină dosarul de predare?

1. Arhiva asociației: Contracte cu furnizorii, dosarele tehnice ale blocului, procesele-verbale ale adunărilor generale.

2. Situația financiară: Registrul jurnal, registrul inventar, extrasul de cont bancar la zi și registrul de casă.

3. Situația soldurilor: Lista clară cu debitorii (restanțierii) și situația fondurilor (fond de rulment, fond de reparații).

4. Ștampila asociației și cheile/cardurile de acces (unde este cazul).

Important: Dacă vechiul administrator refuză predarea, asociația poate depune plângere la Poliție pentru reținerea de documente și poate solicita sprijinul Serviciului Sprijin Asociații de Proprietari din cadrul Primăriei.

6. Primele măsuri după schimbare

După ce noua firmă a preluat documentele, se recomandă efectuarea unui audit financiar-contabil. Acesta va stabili “punctul zero”, asigurându-vă că noua gestiune nu preia greșeli sau lipsuri neidentificate din trecut.

De asemenea, trebuie notificată banca pentru schimbarea dreptului de semnătură în contul asociației și toți furnizorii de utilități privind noile date de contact pentru facturare.

Concluzie: Transparența nu este opțională

Schimbarea firmei de administrare în baza Legii 196/2018 este un proces de igienizare necesar pentru orice comunitate care dorește corectitudine. Deși pașii legali sunt riguroși, respectarea lor vă garantează că asociația este protejată în fața oricăror litigii.

Sunteți gata să aduceți profesionalismul în blocul dumneavoastră?

O administrare eficientă înseamnă costuri optimizate, transparență totală și zero stres pentru proprietari. Noi nu doar administrăm clădiri, ci construim comunități bazate pe încredere și suport legal impecabil.

Vreți o ofertă care să pună nevoile locatarilor pe primul loc?

[CLICK AICI pentru o evaluare GRATUITĂ a situației asociației tale și o ofertă personalizată!]

Nu mai acceptați compromisuri când vine vorba de banii și siguranța căminului dumneavoastră. Contactați echipa noastră de experți atestați astăzi!